Tips en inspiratie

• Timing: houd bij het kiezen van een moment voor je activiteit rekening met de agenda van een gemiddelde student. Probeer tentamenweken en vakantieperiodes zoveel mogelijk te omzeilen. En bovenal: begin op tijd met voorbereiden, zeker het regelen van een locatie en van fondsen kan wat meer tijd kosten. Zorg dat je daar op tijd mee begint!
• Op tijd: begin op tijd met promotie, zoals flyeren. Houd er rekening mee dat het lastig kan zijn om op het laatste moment nog mensen te vinden die hier even een handje bij kunnen helpen, zeker rondom tentamenperiodes. Neem in je planning dus genoeg tijd voor promotie en vraag op tijd of mensen je hierbij kunnen helpen.
• Eten! Voor veel mensen is een (gratis) maaltijd al een goede reden om ergens heen te gaan. Kijk dus of je bij je activiteit ook een maaltijd kunt organiseren, waarbij gasten gratis kunnen eten. Dit zorgt gelijk voor een goede sfeer die de activiteit zelf hopelijk ook ten goede komt. 
• Eten! (II) Ook bij de promotie van je activiteit kan eten goed van pas komen. Ga je bijvoorbeeld flyers uitdelen op de campus? Zorg dat een paar mensen van je vereniging wat lekkers bakken zodat je ook eten uit kunt delen met je flyers. Dat maakt het gelijk veel aantrekkelijker voor mensen om even te blijven staan. 
• Iedereen een +1: moedig studenten op je vereniging aan om allemaal een van hun vrienden van buiten mee te nemen voor wie deze activiteit interessant kan zijn!
• Gerichte socialmedia-advertenties: Door middel van socialmedia-advertenties kan je voor heel weinig geld veel mensen bereiken. Door je doelgroep heel smal te kiezen (bijvoorbeeld: 18-25 jaar, wonend binnen 20 km van de campus en geïnteresseerd in ‘Universiteit […]’) zorg je dat je met weinig budget je doelgroep kan bereiken.

Iedereen erbij: zorg dat elke vereniging of organisatie die betrokken is bij de activiteit ook iemand afvaardigt in het organiserend comité. Dat is een goede manier om de communicatie tussen de verschillende verenigingen vlot te laten verlopen, en om promotie voor de activiteit zo breed mogelijk uit te zetten.

• Goede sprekers: benader goede sprekers en denk daarbij ook na over wat voor soort verhaal die gaan vertellen. Er is bijvoorbeeld verschil tussen een politicus en een wetenschapper wat betreft boodschap en communicatie. Als je meerdere sprekers uitnodigt is het goed om te zorgen voor diversiteit en balans in het panel. Ook kan het goed en leuk zijn om (indien mogelijk) voor de activiteit nog even wat te drinken met de sprekers en het programma door te nemen, zodat er ook een goede klik is tussen sprekers, moderator en de zaal.
• Digitaal vragen stellen: biedt mensen bij plenaire activiteiten de mogelijkheid om digitaal een vraag te stellen, bijvoorbeeld via een programma als Mentimeter. Er zijn best veel mensen voor wie het een drempel is om hun hand op te steken in een volle zaal. Een digitale mogelijkheid kan bijdragen aan meer respons vanuit het publiek. Ook kun je daardoor snel inzien welke vragen en onderwerpen er het meeste leven in de zaal.
• Read the room: zorg dat de moderator alert is op onderwerpen en thema’s die in de zaal leven en ervoor zorgt dat het gesprek ook hierover gaat (ook wanneer dat afwijkt van het oorspronkelijke programma).

• Afterparty: zorg dat mensen na je activiteit nog kunnen blijven borrelen. Op die manier stimuleer je dat er nagepraat wordt en kun je mensen die dat willen de mogelijkheid bieden tot een vorm van nazorg (zie hieronder). Het is handig als de borrel op dezelfde locatie plaatsvindt als de activiteit, anders zullen veel mensen toch naar huis gaan. 
• Follow-up: biedt mensen de mogelijkheid tot een vorm van follow-up. Zorg bijvoorbeeld dat er kaartjes beschikbaar zijn die mensen kunnen invullen als ze nog eens door willen praten. Belangrijk is dan dat je binnen je vereniging of organisatie mensen aanwijst om zo snel mogelijk na een activiteit contact op te nemen. 
• Bestaande initiatieven: wijs mensen bij een activiteit op bestaande mogelijkheden om zich verder te verdiepen, zoals bijvoorbeeld een Alpha Cursus of een Passion Week die in jouw stad wordt georganiseerd.

• Kijk of je kunt samenwerken! Benader andere christelijke verenigingen in je stad (afhankelijk van het soort activiteit) of jullie samen iets kunnen organiseren. Daardoor heb je meer handjes en meer financiële middelen. Je kunt ook lokale kerken benaderen en vragen om een (financiële) bijdrage te leveren. Voor kerken die zelf ook inzetten op evangelisatie kan dit een mooie kans zijn.
• Maak even werk van je begroting: zorg dat je een realistische inschatting maakt van de kosten die je gaat maken voor verschillende delen van je activiteit, bijvoorbeeld een maaltijd. Een post voor onvoorziene kosten op je begroting kan nooit kwaad, maar beter is nog om van tevoren even goed uit te rekenen wat zaken precies gaan kosten zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

• Vlotte communicatie met locatie: als je een externe locatie huurt, zorg dan voor directe communicatie tussen het organiserend comité en deze locatie. Hoe minder schakels daartussen zitten, hoe beter. Op die manier voorkom je vertraging en misverstanden.
• Organiseer je een lezing of soortgelijke activiteit? Neem dan ook eens contact op het met Studium Generale van jouw universiteit. Zij staan vaak open voor samenwerking of meedenken bij verdiepende activiteiten.
• Stel sprekers op de hoogte: sprekers willen graag van te voren weten hoe de avond er precies uitziet. Zorg daarom dat je op tijd een draaiboek hebt liggen en deel dit op tijd met de spreker.